Numérisation et archivage haute sécurité
Dématérialisez et sécurisez votre patrimoine documentaire avec une solution globale, 100 % souveraine et maîtrisée de bout en bout.
Notre synthèse et nos engagements forts
Dans le cadre de votre démarche de dématérialisation et de sécurisation de votre patrimoine documentaire, OOOKKI vous propose une solution globale de numérisation et d’archivage haute sécurité. Contrairement aux offres qui s’appuient sur des sous-traitants multiples ou des clouds étrangers, nous vous garantissons un contrôle de bout en bout sur vos données.
100 % souverain et local
Vos documents numérisés sont hébergés sur des serveurs sécurisés situés en France, au sein d’un centre de données basé à Clermont-Ferrand.
Aucun tiers extérieur
Toute la chaîne de traitement (collecte, numérisation, OCR, indexation) est réalisée exclusivement par nos équipes habilitées, dans nos locaux.
Sécurité et conformité totales
Un traitement reposant sur des technologies Open Source éprouvées, qui garantit l’absence de portes dérobées (backdoors) et le respect strict du RGPD.
Notre chaîne opérationnelle sécurisée
Quatre étapes, de vos documents papier à votre espace client.
Préparation et numérisation haute définition
- Prise en charge de vos documents physiques : dépoussiérage, dégraffage, séparation des lots
- Numérisation de production recto-verso avec contrôle qualité visuel à 100 %
- Traitement de l’image : dépoussiérage numérique, redressement, recadrage automatique
Traitement OCR et normalisation PDF/A
- Reconnaissance optique de caractères (technologie Open-Capture / Tesseract) pour rendre tous vos documents interrogeables par mots-clés
- Conversion obligatoire au format PDF/A, norme internationale d’archivage à long terme (ISO 19005)
Scellement numérique et valeur probante (NF Z42-026)
- Cachet serveur et horodatage certifié sur chaque document numérisé
- Empreinte numérique (SHA-256) et journal d’audit infalsifiable, qui garantissent l’intégrité du document et vous permettent, si vous le souhaitez, de détruire l’original papier
Mise à disposition et archivage à Clermont-Ferrand
- Transfert chiffré (TLS/SSL) vers votre espace client dédié, sur nos serveurs français
- Accès sécurisé 24 h/24 et 7 j/7, par double authentification, pour vos collaborateurs
Pourquoi choisir une architecture 100 % maîtrisée ?
| Garantie | Notre engagement | Votre bénéfice |
|---|---|---|
| Souveraineté des données | Serveurs basés à Clermont-Ferrand (France) | Protection totale contre les lois extraterritoriales (type Cloud Act). |
| Confidentialité | Aucun opérateur ou sous-traitant extérieur | Confidentialité absolue de vos dossiers RH, financiers et juridiques. |
| Garantie juridique | Conforme à la norme NF Z42-026 (valeur probante) | Possibilité de détruire vos cartons d’archives papier et de gagner de la place. |
| Pérennité et indépendance | Technologies Open Source reconnues | Pas de verrouillage propriétaire, réactivité maximale et coûts maîtrisés. |
Une offre en deux volets
Les volumes et les montants sont ajustés à votre périmètre exact.
Numérisation : forfait initial
Ingénierie, préparation et numérisation de vos fonds historiques, facturées à la page selon le volume.
- Dépoussiérage et préparation
- Numérisation et OCR
- Scellement à valeur probante
Hébergement sécurisé et consultation : abonnement
Un espace serveur dédié et chiffré, au centre de données de Clermont-Ferrand, facturé mensuellement.
- Accès sécurisé pour le nombre d’utilisateurs défini
- Portail de recherche et de consultation
- Sauvegarde quotidienne chiffrée 3-2-1
Prochaines étapes
Validation de l’offre
Vous validez l’offre commerciale.
Convention de numérisation
Signature de la convention, qui définit le cadre juridique de la valeur probante.
Premier lot
Planification du retrait ou du dépôt du premier lot de documents.
Un projet de dématérialisation ?
Nous étudions vos flux de documents avec vous et nous établissons votre offre.